Kun on kyse ohjelmistoratkaisujen ylläpidosta ja tuesta tuotantoympäristössä, pitäisikö IT-tiimin hoitaa se sisäisesti vai onko parempi tehdä yhteistyötä kokeneen kumppanin kanssa?
Tässä artikkelissa tarkastellaan kummankin menettelytavan etuja ja haasteita sekä esitetään näkemyksiä ja parhaita käytäntöjä, jotka auttavat yritystäsi tekemään tietoon perustuvan päätöksen.
Tarpeiden ymmärtäminen
Kaikki ohjelmistot eivät ole samanlaisia, etenkään tuotantoympäristössä, jossa ohjelmistoratkaisut vaikuttavat suoraan käytettävyysaikaan, laatuun ja yleiseen tehokkuuteen. Toiminnan jatkuvuuden varmistaminen edellyttää erityismenettelyä ohjelmistojen ylläpidossa ja tuessa.
Ohjelmistojen ylläpitotarpeita arvioitaessa on otettava huomioon seuraavat seikat:
- Ohjelmistojen kriittisyys – Vaikuttaako se käytettävyysaikaan, tuottavuuteen, laatuun tai tehokkuuteen?
- Odotettu vasteaika – Tarvitsetko tukea muutamassa minuutissa, tunnissa vai päivässä?
- Odotettu ratkaisuaika – Kuinka nopeasti ongelmat pitäisi ratkaista?
- Vaaditut vähimmäispalvelut – Tarvitsetko tukea, päivityksiä, valvontaa vai kaikkia kolmea?
- Turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus – Mitä protokollia ja sertifiointeja on noudatettava?
Kun olet arvioinut nämä tarpeet, seuraava vaihe on analysoida ohjelmistoratkaisusi komponentit, mukaan lukien palvelimet, tietokannat, sovellusohjelmistot, rajapinnat ja pilviyhteydet. Yleisten ylläpitotehtävien ymmärtäminen on olennaisen tärkeää oikean menettelytavan valinnassa.
Ohjelmistojen korkean tason ylläpitotehtävät:
- Järjestelmävalvonta
- Sovellustuki ja koulutus
- Ohjelmistopäivitykset ja tietoturvapäivitysten hallinta
- Varmuuskopiointi ja palautus
- Vianetsintä ja vianmääritys
- Konfiguraation ja muutosten hallinta
- Laadunvarmistus ja dokumentointi
- Turvallisuusvaatimukset
- Suorituskyvyn optimointi
Näiden tehtävien priorisointi auttaa määrittämään yrityksellesi tehokkaimman palvelumallin.
Tärkeimmät osa-alueet |
Sisäinen ylläpito |
Ulkoistettu ylläpito |
Kokonaiskustannukset |
Pienemmät kustannukset, jos sisäisiä IT-resursseja ei hyödynnetä riittävästi, mutta piilokustannuksia (diagnostiikkatyökalut, lisenssit, koulutus) voi syntyä |
Ennustettavat kustannukset, säästöjä päivityksissä ja valvonnassa, mutta voi olla kallista ilman oikeanlaista sopimusta |
Prosessien hallinta |
Tehtävien ja painopistealueiden täysi hallinta, mutta vaatii jatkuvaa johtamista ja erityisosaamista |
Saatavilla kokeneita kumppaneita, joilla on alan tietämystä, mutta riskinä liiallinen riippuvuus ulkoisista palveluntarjoajista |
Resurssit ja asiantuntemus |
Tietämyksen säilyttäminen yrityksessä, mutta ulkoisten ympäristöjen parhaisiin käytäntöihin tutustuminen on vähäistä |
Erittäin osaavat ammattilaiset, joilla on kyky ratkaista erilaisia haasteita, mutta kieli- ja viestintäesteitä voi esiintyä |
Vaste- ja ratkaisuajat |
Voi olla nopeampaa, jos sisäisiä resursseja on käytettävissä, mutta monimutkaisissa kysymyksissä ollaan riippuvaisia kolmansista osapuolista |
Palvelutasosopimukset (SLA) varmistavat nopeamman ratkaisun, mutta viiveitä voi esiintyä, jos palvelutasosopimuksia ei ole määritelty hyvin |
Turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus |
Arkaluonteisia tietoja ei juurikaan paljastu, mutta toimialakohtainen vaatimustenmukaisuusosaaminen voi olla puutteellista |
Globaalit palveluntarjoajat noudattavat usein tiukkoja määräyksiä, mutta mahdolliset tietoturvariskit ovat olemassa, jos protokollia ei noudateta |
Ydinliiketoiminta |
Yhteensopiva sisäisen IT-strategian kanssa, mutta ei ydinliiketoimintaa, mikä johtaa tehottomuuteen |
Enemmän investointeja ja toimittajien palveluinnovaatioita, mutta lisää riippuvuutta kolmansista osapuolista |
Oikean valinnan tekeminen
Päätös ohjelmistojen ylläpidosta sisäisenä tai sen ulkoistamisesta riippuu yrityksesi erityistarpeista, prioriteeteista ja resursseista. Vaikka sisäinen tuki mahdollistaa paremman hallinnan, se edellyttää jatkuvia investointeja koulutukseen, työkaluihin ja asiantuntemukseen. Toisaalta ulkoistaminen luotettavalle palvelukumppanille varmistaa erikoisosaamisen hyödyntämisen ja alan standardien noudattamisen.
Jos ohjelmistoratkaisullasi on kriittinen rooli käytettävyydessä, laadussa tai tehokkuudessa, kumppanuus kokeneen ohjelmistopalveluntarjoajan kanssa – erityisesti jos he ovat ohjelmistokehittäjä – voi olla strateginen etu.
Myytti täydellisestä hallinnasta ohjelmistojen sisäisellä ylläpidolla
Otetaan esimerkkitapaukseksi asiakas, joka alun perin päätti hoitaa ohjelmistojen ylläpidon itse ja kieltäytyi ohjelmistotukisopimuksestamme säästääkseen kustannuksia. Puolen vuoden ajan toiminta sujui ongelmitta. Kun seitsemän kuukautta oli kulunut, asiakas kuitenkin kohtasi kriittisen ohjelmisto-ongelman, johon heidän sisäisen tiiminsä asiantuntemus ei ollut riittävä. Tämä ongelma aiheutui heidän toimintaympäristönsä muutoksista rutiininomaisen palvelinpäivityksen aikana, jolloin otettiin käyttöön uusia tietoturvakäytäntöjä, jotka johtivat kiireellisiin avunpyyntöihin.
Kahden kuukauden aikana asiakas tarvitsi apua seuraavissa asioissa:
- Ongelmanratkaisu – Järjestelmävian diagnosointi ja korjaus.
- Uudet määritykset – Edistyneiden säätöjen käyttöönotto.
- Koulutus – Tiimin taitojen parantaminen tulevien ongelmien ehkäisemiseksi.
Nämä tilapäiset pyynnöt kaksinkertaistivat ohjelmistotukisopimuksemme alkuperäiset kustannukset. Lisäksi ilman palvelusopimusta pyyntöjen tutkiminen viivästyi useita päiviä, mikä oli kohtuuton riski kriittisille sovelluksille.
Tämä tapaus korostaa ohjelmistotukisopimuksen arvoa:
- Ennustettavat kustannukset – Vältä odottamattomat kulut.
- Nopeampi ratkaisuaika – Minimoi seisokit.
- Asiantuntijan käyttö – Hyödynnä erikoisosaamista helppojen viestintäkanavien avulla.
Kriittisten ohjelmistojen osalta yhteistyö kokeneen toimittajan kanssa varmistaa luotettavan tuen ja hallitut kustannukset.
Haluatko lisätietoja?
Haluatko räätälöidyn analyysin yrityksellesi? Ota yhteyttä Atlas Copcon edustajaan, niin kerromme, miten ohjelmistojen ylläpitoratkaisumme voivat tukea toimintaasi.
